Farmverndaráætlanir

Í kafla I í þessum leiðbeiningum er yfirlit yfir helstu atriði, sem snerta farmverndaráætlanir á vefsvæði farmverndar. Í köflum II og III eru svo ýtarlegri upplýsingar um vinnulag forráðamanns á einstökum vefsíðum.

Helstu hugtök í tengslum við farmverndaráætlanir

Í upphafi er rétt að gera strax grein fyrir helstu hugtökum, sem notuð eru í umfjöllun um farmverndaráætlanir:

Farmverndaráætlun
Farmverndaráætlun er rafrænt eyðublað (spurningalisti), sem forráðamaður fyrirtækis fyllir út fyrir hverja starfsstöð fyrirtækisins, þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar. Forráðamaður veitir þannig upplýsingar um öryggisráðstafanir, sem fyrirtækið gerir vegna framkvæmdar farmverndar.

Starfsstöð
Hver einstakur vinnustaður innan fyrirtækis, þar sem framkvæmd farmverndar á sér stað.

Grunnáætlun
Sá hluti farmverndaráætlunar, sem er sameiginlegur fyrir framkvæmd farmverndar í öllum starfsstöðvum fyrirtækisins.

Starfsstöðvaráætlun
Sá hluti farmverndaráætlunar, sem á eingöngu við um framkvæmd farmverndar í einni tiltekinni starfsstöð fyrirtækisins.

Farmverndaráætlun – vinnulag forráðamanns

Hér á eftir er stutt yfirlit yfir helstu verkefni forráðamanns fyrirtækis í tengslum við farmverndaráætlanir. Einstökum verkefnum er svo lýst nánar annars staðar í leiðbeiningunum.

Fylla út grunnáætlun.
Þegar forráðamaður fær tölvupóst um að fyrirtækið eigi að skila farmverndaráætlun til Skattsins, er eyðublað vegna grunnáætlunar fyrirtækisins tilbúið á heimasvæði forráðamanns á vef farmverndar. Forráðamaður tengist heimasvæði sínu og opnar eyðublað vegna grunnáætlunar. Þegar forráðamaður er tilbúinn með svör við spurningum í grunnáætluninni, sendir hann áætlunina rafrænt til Skattsins. Engar upplýsingar þarf að senda á pappír.

Ef fyrirtæki er með starfsstöð á lögheimili, er eyðublaðið vegna grunnáætlunar jafnframt notað til að útbúa strax starfsstöðvaráætlun fyrir starfsstöðina á lögheimili. Starfsstöðvaráætlun fyrir starfsstöð á lögheimili er þannig send rafrænt til Skattsins á sama eyðublaði og grunnáætlunin.

Athuga þarf vel, að með starfsstöð í þessu samhengi, er átt við vinnustað þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar.
Þessu er lýst nánar síðar í leiðbeiningunum.

Skatturinn yfirfer grunnáætlun
Nú bíður forráðamaður á meðan Skatturinn yfirfer innsend svör.
Ef Skatturinn samþykkir innsenda áætlun, fær forráðamaður tölvupóst þess efnis.
Geri Skatturinn hins vegar athugasemdir við innsend svör, fær forráðamaður líka tölvupóst þess efnis en þarf nú að endurbæta þau svör, sem Skatturinn gerir athugasemdir við. Forráðamaður sendir síðan endurbætt svör rafrænt til Skattsins. Farmverndaráætlunin fer sem sagt rafrænt fram og til baka á milli fyrirtækis og Skattsins þar til hún er orðin rétt þannig að hægt sé að samþykkja hana.
Þessu er lýst nánar síðar í leiðbeiningunum.

Forráðamaður skráir upplýsingar um starfsstöðvar, sem ekki eru á lögheimili fyrirtækis
Ef fyrirtæki er með eina eða fleiri starfsstöðvar með aðsetur annars staðar en á lögheimili, þarf forráðamaður að skrá upplýsingar um aðsetur starfsstöðva(r) og fylla út starfsstöðvaráætlun fyrir hverja starfsstöð. Upplýsingar um aðsetur starfsstöðva og starfsstöðvaráætlanir eru sendar rafrænt til Sksins. Enginn pappír heldur hér.
Athuga þarf vel, að með starfsstöð í þessu samhengi, er átt við vinnustað þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar.

Mikilvægt: Forráðamaður getur ekki skráð upplýsingar um starfsstöðvar með aðsetur utan lögheimilis fyrr en Skatturinn er búinn að samþykkja grunnáætlun. Hið sama á við um starfsstöðvaráætlanir fyrir starfsstöðvar utan lögheimilis.
Þessu er lýst nánar síðar í leiðbeiningunum.

Grunnáætlun –farmverndaráætlun fyrirtækisins

Forráðamaður fyllir út grunnáætlun

Opna grunnáætlun

Þegar forráðamaður fær tölvupóst þess efnis að fyrirtækið eigi að ganga frá farmverndaráætlun, er spurningalisti vegna grunnáætlunar fyrirtækisins tilbúinn á heimasvæði forráðamannsins á vef farmverndar.
Forráðamaður tengist vef farmverndar og velur vinnuleiðina: Aðrar aðgerðir -> Áætlanir – yfirlit. Þá birtist yfirlit yfir farmverndaráætlanir.
fremst í línunni:

Þegar smellt er í fyrsta sinn, birtist sérstök skjámynd þar sem forráðamaður er beðinn um að kynna sér reglur um farmvernd.
Þegar forráðamaðir er búinn kynna sér reglur um farmvernd, er smellt á hnappinn: Staðfesta, og opnast þá farmverndaráætlunin.

Farmverndaráætlun – Grunnáætlun - haus

Í haus grunnáætlunar eru upplýsingasvæði, sem númeruð eru frá 1 til 7. Spurningalistinn er í svæði númer 8.
Hér er sérstök athygli vakin á svæðum númer 5 og 7.

Í svæði númer 5 eru upplýsingar um frestinn, sem forráðamaður hefur til að skila farmverndaráætluninni rafrænt til Skattsins.
Í svæði númer 7 eru upplýsingar um heimilisfang starfsstöðvar. Þetta heimilisfang er alltaf það sama og lögheimili fyrirtækisins á meðan fyrirtæki og Skatturinn vinna með grunnáætlunina en getur svo breyst á seinni stigum. Því er lýst nánar síðar í skjalinu.

Farmverndaráætlun – spurningalisti - almennt

1. Í svæði númer 8 eru 24 spurningar, sem forráðamaður þarf að svara. Spurningarnar eru settar fram á mismunandi hátt:

Sumum spurningum þarf aðeins að svara með því að merkja við Já eða Nei.
Öðrum þarf að svara með því að merkja í viðeigandi svæði.
Þar sem fellilisti fylgir tilteknu svari, verður líka að velja viðeigandi svar í fellilistanum.

2. Flestar spurningarnar skýra sig sjálfar en þó er rétt að gera hér sérstaklega grein fyrir spurningum númer 13, 18 og 19.

Í næsta lið er gerð sérstök grein fyrir spurningu númer 13.

Þar á eftir er gerð sérstök grein fyrir spurningum númer 18 og 19, sem eru vegna starfsstöðva. Mikilvægt er að kynna sér það sem sagt er um þessar spurningar vegna þess að svörin stjórna því hvernig forráðamaður gerir grein fyrir starfsstöðvum í framhaldinu.

Farmverndaráætlun – spurningalisti – spurningar númer 13 um lausan farm

Í spurningu númer 13 er spurt hvort fyrirtækið flytji út lausan farm (ekki í gámum).

Svar við spurningunni stjórnar því hvort fyrirtækið þarf að svara spurningum númer 14 – 17.

Hægt er að svara spurningunni játandi eða neitandi:

Ef svar við spurningu númer13 er Já, þarf jafnframt að svara spurningum númer 14 – 17.

Ef svar við spurningu númer 13 er Nei, lokast sjálfkrafa á spurningar númer 14 – 17 þar sem fyrirtækið þarf í því tilfelli ekki að svara spurningunum.

Farmverndaráætlun – spurningalisti – spurning númer 18

Í spurningu númer 18 er spurt um fjölda starfsstöðva fyrirtækisins þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar.

Fyrirtækið þarf að senda Skattsins eina starfsstöðvaráætlun fyrir hverja starfsstöð þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar. Svar við spurningu númer 18 hefur því áhrif á áframhaldandi vinnu forráðamanns vegna farmverndaráætlana.

Farmverndaráætlun – spurningalisti – spurning númer 19

Í spurningu númer 19 er spurt hvort á lögheimili fyrirtækisins sé jafnframt starfsstöð þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar.

Svar við spurningunni stjórnar því hvort fyrirtækið þarf að svara spurningum númer 20 – 24 í grunnáætlun.

Hægt er að svara spurningunni játandi eða neitandi:

Ef svar við spurningu númer 19 er Já, gengur fyrirtækið strax frá starfsstöðvaráætlun fyrir starfsstöðina á lögheimili með því að svara spurningum númer 20 – 24 í grunnáætlun. Grunnáætlunin er þar með jafnframt starfsstöðvaráætlun fyrir starfsstöð á lögheimili.

Ef svar við spurningu númer 19 er Nei, lokast sjálfkrafa á spurningar númer 20 - 24 í grunnáætlun.

Forráðamaður sendir farmverndaráætlun til Skattsins

Yfirlit yfir farmverndaráætlanir

Þegar forráðamaður er búinn svara öllum spurningum í svæði númer 8, sendir hann grunnáætlunina rafrænt til Skattsins með því að smella á hnappinn: Vista og senda til skattsins.

Þegar búið er að senda grunnáætlunina til Skattsins, getur forráðamaður skoðað áætlunina með því að smella á hana í listanum yfir áætlanir en ekki breytt svörum. Vinnuleiðin er Aðrar aðgerðir -> Áætlanir – yfirlit.

Farmverndaráætlun – breytt útlit

Þegar forráðamaður skoðar farmverndaráætlun, sem búið er að senda til Skattsins, hefur útlit áætlunarinnar breyst, sbr. næstu skýringarmynd (skýringarmynd 6):

Staða áætlunar er nú Í vinnslu hjá skattinum.

Svör forráðamanns birtast fyrir neðan hverja spurningu.

Skatturinn gerir athugasemdir við farmverndaráætlun

Eldri farmverndaráætlun felld úr gildi – ný áætlun kemur í staðinn

Ef Skatturinn gerir athugasemdir við farmverndaráætlun, fellur sú útgáfa af áætluninni úr gildi.

Útgáfan fær stöðuna Lokuð í tölvukerfi farmverndar.
Forráðamaður getur skoðað lokaða útgáfu af farmverndaráætlun en ekki breytt henni.

Þegar eldri farmverndaráætlun fellur úr gildi, býr tölvukerfið til nýja útgáfu af farmverndaráætluninni.

Upplýsingar úr eldri útgáfu eru fluttar yfir í nýju útgáfuna.
Nýja útgáfan fær nýtt útgáfunúmer, sem er einum hærra en útgáfunúmerið á áætluninni, sem felld var úr gildi.
Forráðamaður opnar nýju útgáfuna og svarar að nýju þeim spurningum, sem Skatturinn gerði athugasemdir við.
Að því loknu er leiðrétta farmverndaráætlunin send rafrænt til Skattsins.

Öll útgáfunúmer farmverndaráætlunar birtast því í yfirliti yfir farmverndaráætlanir.

Farmverndaráætlun - útlit

Í næstu skýringarmyndum sést hvernig farmverndaráætlunin lítur út þegar Skatturinn hefur samþykkt svör við sumum spurningum en gert athugasemdir við svör við öðrum.

Svar samþykkt:

Svar ekki samþykkt:

Skatturinn samþykkir farmverndaráætlun

Tölvupóstur

Þegar Skatturinn samþykkir farmverndaráætlun, fær forráðamaður tölvupóst um það.

Yfirlit yfir farmverndaráætlanir og útlit farmverndaráætlunar

Þegar Skatturinn samþykkir farmverndaráætlun, þarf að hafa eftirfarandi atriði í huga:

Staða farmverndaráætlunar breytist í Samþykkt. Þær upplýsingar birtast í yfirlitsmynd yfir farmverndaráætlanir og í farmverndaráætluninni sjálfri.
Forráðamaður getur skoðað farmverndaráætlun, sem búið er að samþykkja, en ekki breytt henni. Í samþykktu farmverndaráætluninni sjást svör forráðamanns og Skattsins.

Starfsstöðvar og starfsstöðvaráætlanir

Almennt

Til að byrja með eru hér endurtekin nokkur atriði um starfsstöðvar, sem einnig eru tilgreind framar í leiðbeiningunum.

Starfsstöð

Þegar talað er um starfsstöð í sambandi við farmvernd, er átt við einstaka vinnustaði fyrirtækis þar sem framfylgja þarf reglum um framkvæmd farmverndar.

Starfsstöð með aðsetur á lögheimili fyrirtækis

Ef fyrirtæki er með starfsstöð á lögheimili, er eyðublaðið vegna grunnáætlunar jafnframt notað til að útbúa strax starfsstöðvaráætlun fyrir starfsstöðina á lögheimili. Starfsstöðvaráætlun fyrir starfsstöð á lögheimili er þannig send rafrænt til Skattsins á sama eyðublaði og grunnáætlunin. Ekki þarf að gera frekari grein fyrir þeirri starfsstöð.

Leiðbeiningar hér á eftir eiga því ekki við um starfsstöðvar með aðsetur á lögheimili fyrirtækis.

Starfsstöð sem ekki er með aðsetur á lögheimili fyrirtækis

Ef fyrirtæki er með eina eða fleiri starfsstöðvar með aðsetur annars staðar en á lögheimili, þarf forráðamaður að skrá upplýsingar um aðsetur starfsstöðva(r) og fylla út starfsstöðvaráætlun fyrir hverja starfsstöð. Upplýsingar um aðsetur starfsstöðva og starfsstöðvaráætlanir eru sendar rafrænt til Skattsins. Engar upplýsingar eru sendar til Skattsins á pappír.

Leiðbeiningarnar hér á eftir eiga við um svona starfsstöðvar, þ.e. starfsstöðvar sem eru ekki með aðsetur á sama stað og lögheimili fyrirtækisins er.

Starfsstöðvaráætlun

Starfsstöðvaráætlun er farmverndaráætlun fyrir tiltekna starfsstöð.
Í starfsstöðvaráætlun eru fimm spurningar, númeraðar frá 20 til 24, sem forráðamaður þarf að svara um framkvæmd farmverndar í starfsstöðinni.
Fyrirtækið er áður búið að fylla út grunnáætlun, þar sem spurningum númer 1 - 19 um framkvæmd farmverndar hjá fyrirtækinu í heild er svarað. Þau svör eru því sameiginleg fyrir allar starfsstöðvar fyrirtækisins og gilda því um framkvæmd farmverndar í einstökum starfsstöðvum þó að ekki þurfi að endurtaka þau svör í hverri starfsstöðvaráætlun

Forráðamaður skráir upplýsingar um starfsstöð

Ekki hægt að skrá starfsstöð fyrr en Skatturinn er búinn að samþykkja grunnáætlun

Hafa þarf í huga það grunvallaratriði, að ekki er hægt að skrá upplýsingar um starfsstöðvar fyrr en Skatturinn er búinn að samþykkja grunnáætlun fyrirtækisins.

Leiðbeiningarnar hér á eftir eiga því við þegar Skatturinn er búinn að samþykkja grunnáætlun fyrirtækisins.

Forráðamaður tengist heimasvæði

Ef fyrirtæki er með starfsstöð(var) þar sem aðsetur er ekki á sama stað og lögheimili fyrirtækisins, birtist áminning þess efnis að forráðamaður þurfi að skrá upplýsingar um starfsstöðvar.

Áminningin birtist ekki fyrr en Skatturinn er búinn að samþykkja grunnáætlun.

Áminningin birtist bara í fyrsta sinn, sem forráðamaður tengist heimasvæðinu eftir að Skatturinn er búinn að samþykkja grunnáætlun.

Skrá aðsetur starfsstöðvar og senda upplýsingar til Skattsins

Valin er vinnuleiðin Aðrar aðgerðir – Nýskrá starfsstöð. Þá birtist ný síða, þar sem forráðamaður skráir upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar. Sjá nánar í næsta lið.

Í nýju síðunni skráir forráðamaður upplýsingar um aðsetur starfsstöðvarinnar. Að því loknu eru upplýsingarnar sendar rafrænt til Skattsins með því að smella á aðgerðarhnappinn Skrá starfsstöð.

Nú fyllir forráðamaður út starfsstöðvaráætlun, sbr. næsta lið.

Skrá starfsstöðvaráætlun

Þegar búið er að smella á aðgerðarhnappinn Skrá starfsstöð, birtist sjálfkrafa ný skjámynd þar sem forráðamaður fyllir út starfsstöðvaráætlun.

Í starfsstöðvaráætlun eru fimm spurningar, númeraðar frá 20 til 24, sem forráðamaður þarf að svara um framkvæmd farmverndar í starfsstöðinni.

Forráðamaður sendir starfsstöðvaráætlun til Skattsins

Starfsstöðvaráætlun send til Skattsins

Þegar forráðamaður er búinn svara spurningum númer 20 – 24 í starfsstöðvaráætlun, sendir hann áætlunina rafrænt til Skattsins með því að smella á hnappinn Vista og senda til Skattsins.

Þegar búið er að senda starfsstöðvarætlun til Skattsins, getur forráðamaður skoðað áætlunina en ekki breytt svörum.

Starfsstöðvaráætlun – breytt útlit

Þegar forráðamaður skoðar starfsstöðvaráætlun, sem búið er að senda til Skattsins, hefur útlit áætlunarinnar breyst. Það sama og sagt er hér fyrr í leiðbeiningunum um breytingar á útliti grunnáætlunar á við um starfsstöðvaráætlanir.

Yfirlit yfir grunnáætlanir og starfsstöðvaráætlanir

Grunnáætlanir og starfsstöðvaráætlanir birtast í yfirliti yfir farmverndaráætlanir.

Vinnuleiðin er Aðrar aðgerðir -> Áætlanir – yfirlit.

Yfirlit yfir starfsstöðvar og skoða starfsstöðvar nánar

Forráðamaður getur sótt yfirlit yfir starfsstöðvar fyrirtækisins, sem búið er að skrá á vef farmverndar.

Vinuleiðin er Aðrar aðgerðir -> Starfsstöðvar - yfirlit.

Skattuirnn yfirfer upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar

Skatturinn yfirfer nú innsendar upplýsingarnar um aðsetur starfsstöðvarinnar. Þá getur tvennt gerst: annaðhvort samþykkir Skatturinn upplýsingarnar eða gerir athugasemdir við þær. Þessu er lýst nánar í næstu liðum.

Skatturinn samþykkir upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar

Ef Skatturinn samþykkir upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar, fær forráðamaður tölvupóst þess efnis að upplýsingarnar hafi verið samþykktar.

Skatturinn gerir athugasemdir við upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar

Ef Skatturinn samþykkir ekki upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar, fær forráðamaður tölvupóst með athugasemdum Skattsins. Forráðamaður þarf að yfirfara athugasemdir Skattsins og bregðast við á viðeigandi hátt, sbr. næstu grein.

Forráðamaður leiðréttir upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar

Valin er vinnuleiðin Aðrar aðgerðir -> Starfsstöðvar – yfirlit.

Þá birtist yfirlit yfir starfsstöðvar.

Staðan á starfsstöðinni, sem gerir athugasemdir við, er núna Í bið.

Forráðamaður smellir núna á tengilinn Breyta til að kalla fram upplýsingar um starfsstöðina.

Þá birtist ný síða með upplýsingum um starfsstöðina. Forráðamaður hefur um tvær vinnuleiðir að velja:

Smella á tengilinn Breyta starfsstöð. Ef það er gert, birtist sams konar skjámynd og sú sem birtist þegar forráðamaður skráði upplýsingar um starfsstöðina. Þó er sá munur á, að upplýsingarnar sem áður var búið að skrá um starfsstöðina birtast í skjámyndinni.
Nú leiðréttir forráðamaður upplýsingarnar í samræmi við athugasemdir Skattsins og sendir þær aftur til Skattsins.

Smella á tengilinn Staðfesta breytingu á starfsstöð. Ef það er gert, samþykkir forráðamaður breytingar sem Skaturinn gerði á upplýsingum um starfsstöðina, sbr. upplýsingar sem fram komu í tölupósti.

Skatturinn yfirfer upplýsingar um starfsstöðvaráætlun

Passa þarf að rugla ekki saman tvenns konar upplýsingum, sem forráðamaður skráir um starfsstöðvar – annarvegar aðsetri starfsstöðvar og hinsvegar starfsstöðvaráætluninni, sem er farmverndaráætlun vegna starfsstöðvarinnar.

Hér að framan var því lýst hvernig Skatturinn og forráðamaður vinna saman að því að ljúka skráningu á upplýsingum um aðsetur starfsstöðvar. Þeirri samvinnu lýkur með að Skatturinn samþykkir upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar.

Þegar búið er að samþykkja upplýsingar um aðsetur starfsstöðvar þarf Skatturinn að yfirfara starfsstöðvaráætlunina, þ.e. farmverndaráætlunina vegna starfsstöðvarinnar.

Þegar Skatturinn yfirfer starfsstöðvaáætlunina, getur tvennt gerst: annaðhvort samþykkir Skatturinn upplýsingarnar eða gerir athugasemdir við þær. Þessu er lýst nánar í næstu liðum.

Skatturinn samþykkir upplýsingar um starfsstöðvaráætlun

Ef Skatturinn samþykkir starfsstöðvaráætlun, fær forráðamaður tölvupóst þess efnis að starfsstöðvaráætlunin hafi verið samþykkt.

Skatturinn gerir athugasemdir við starfsstöðvaráætlun

Framar í þessu skjali er gerð grein vinnulagi forráðamanns, ef Skattturinn gerir athugasemdir við grunnáætlun. Þær upplýsingar eiga einnig við, ef Skatturinn gerir athugasemd við starfsstöðvaráætlun, vegna þess að vinnulag forráðamanns er hið sama hvort sem farmverndaráætlunin er grunnáætlun eða starfsstöðvaráætlun.

Til baka